Datenschutzerklärung

§ 1 Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

beeUnity UG (haftungsbeschränkt)

Geschäftsführer: Nikolai Sinthern

Limbacher Straße 15, 57635 Kircheib

E-Mail: E-Mail-Adresse anzeigen

Web: https://beeunity.cloud

§ 2 Allgemeines zur Datenverarbeitung

2.1 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

2.2 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

§ 3 Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

3.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

3.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.3 Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

3.4 Hosting

Die Website und die Anwendung werden auf Servern betrieben, die in Rechenzentren in Deutschland stehen. Technischer Hosting-Dienstleister ist dataforest (cloud.dataforest.net). Soweit im Zusammenhang mit dem Hosting personenbezogene Daten verarbeitet werden (z. B. in Server-Logfiles), erfolgt dies zur Bereitstellung und zum sicheren Betrieb unseres Onlineangebots auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Mit dem Hosting-Anbieter besteht, soweit gesetzlich erforderlich, eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

§ 4 Verwendung von Cookies

4.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Unsere Website verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden.

4.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4.3 Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzer zu vereinfachen. Einige Funktionen unserer Internetseite können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird.

§ 5 Registrierung und Nutzerkonto

5.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Für die Nutzung unserer Software ist eine Registrierung erforderlich. Dabei erheben wir folgende personenbezogene Daten:

• E-Mail-Adresse (zur Anmeldung und Kommunikation)
• Name und Vorname (zur Personalisierung)
• Firmenname (für Geschäftskunden)
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)
• Einladungscode (zur Verifizierung)

5.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Dient die Verarbeitung der Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei der Nutzer ist, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage.

§ 6 E-Mail-Verifizierung

6.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Zur Verifizierung der E-Mail-Adresse senden wir einen 6-stelligen Code an die angegebene E-Mail-Adresse. Dieser Code wird temporär in unserer Datenbank gespeichert und nach 2 Minuten automatisch gelöscht.

6.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

§ 7 Billbee-Integration

7.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

beeUnity ist speziell für die Integration mit Billbee entwickelt. Bei der Nutzung werden folgende Daten mit Billbee synchronisiert:

• Bestelldaten (Bestellnummer, Kunde, Artikel, etc.)
• Produktdaten (SKU, EAN, Preise, etc.)
• Kundendaten (Name, Adresse, E-Mail, etc.)
• Versanddaten (Tracking-Nummern, Status, etc.)

7.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Funktionalität der Software).

§ 8 KI-Funktionen (OpenAI)

8.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

beeUnity bietet innerhalb der Anwendung Funktionen, die durch künstliche Intelligenz unterstützt werden, zum Beispiel die Assistentin „Nora“ für Hilfe- und Datenfragen sowie die KI-Einkaufsanalyse im Modul Beschaffung. Für die Formulierung der Antworten und Empfehlungen nutzen wir die Programmierschnittstelle (API) von OpenAI (Modelle der GPT-Reihe, ChatGPT-Technologie). An jeder Stelle in der Anwendung, an der eine KI-Funktion zum Einsatz kommt, weisen wir darauf hin und stellen einen Hinweis bereit, welche Daten dabei verarbeitet werden.

Die KI-Funktionen werden nur dann genutzt, wenn Sie sie aktiv aufrufen. Ohne Nutzung dieser Funktionen findet keine Übermittlung an OpenAI statt. Ist kein KI-Zugang konfiguriert, arbeitet beispielsweise die Einkaufsanalyse ausschließlich regelbasiert auf unseren Servern.

8.2 Pseudonymisierung vor der Übertragung

Vor jeder Übertragung an OpenAI werden die Inhalte auf unseren Servern pseudonymisiert. Namen von Personen und Beschäftigten, Adressen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden automatisiert erkannt und durch neutrale Platzhalter ersetzt (z. B. „PERSON 1“, „ADRESSE 1“, „EMAIL 1“). Die Zuordnung zwischen Platzhalter und Originalwert besteht ausschließlich für die Dauer der Anfrage im Arbeitsspeicher unseres Servers; die Rückübersetzung in Klartext erfolgt erst nach Erhalt der Antwort auf unserem Server.

Ziel ist, dass keine personenbezogenen Daten zu OpenAI gelangen: Weder Namen noch Adressen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern Ihrer Kund:innen, Lieferant:innen oder Beschäftigten sollen die Schnittstelle erreichen. Übertragen werden nur pseudonymisierte Fragestellungen, Hilfe-Inhalte sowie aggregierte oder neutralisierte Kennzahlen (z. B. Bestandswerte, offene Bestellwerte, Anzahl kritischer Artikel). Vollständige Datensätze aus unserer Datenbank verlassen unsere Server nicht.

8.3 Hinweise zur Eingabe – bitte keine personenbezogenen Daten in die Frage schreiben

Die automatische Pseudonymisierung erkennt typische Muster (Namen, Adressen, E-Mails, Telefonnummern). Sie kann Freitext nicht zuverlässig bereinigen. Wenn Sie in der Fragestellung selbst personenbezogene Daten eingeben – etwa Kund:innennamen, Adressen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern –, können diese unvollständig oder gar nicht ersetzt werden und dann bei OpenAI ankommen.

Bitte achten Sie deshalb darauf, in KI-Fragen keine personenbezogenen Inhalte zu verwenden. Bei Fragen zu Bestellungen nutzen Sie die Bestellnummer. Über die Bestellnummer lädt beeUnity die benötigten Daten intern; an OpenAI gehen dann nur die nach 8.2 bereinigten bzw. aggregierten Angaben, nicht der Klartext aus Ihrer Eingabe.

8.4 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für den Einsatz der KI-Funktionen im Rahmen der Software ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrages) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Unterstützung bei der Bedienung und Auswertung der Software). Soweit im Einzelfall eine Einwilligung erforderlich ist, holen wir diese vor der Nutzung der jeweiligen Funktion ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

8.5 Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Anbieter der Schnittstelle ist die OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland. Eine Verarbeitung kann dabei auch auf Systemen der OpenAI, L.L.C. in den USA erfolgen. Mit OpenAI besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung; für Übermittlungen in Drittländer werden die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO zugrunde gelegt. Zusätzlich schützt die unter 8.2 beschriebene Pseudonymisierung, sofern Sie die Hinweise zur Eingabe unter 8.3 beachten.

Nach Angaben von OpenAI werden über die API übermittelte Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von OpenAI: openai.com/policies/privacy-policy.

8.6 Speicherung und keine automatisierte Entscheidungsfindung

Fragen und Antworten der KI-Assistentin sowie Ergebnisse der KI-Analysen werden in Ihrem beeUnity-Konto protokolliert bzw. zwischengespeichert, damit Sie Auswertungen erneut aufrufen können und wir Support leisten sowie die Funktionen verbessern können. Diese Protokolle und Zwischenspeicher verbleiben in unserer Datenbank und werden nicht an OpenAI zurückübermittelt.

Die Ergebnisse der KI-Funktionen sind Vorschläge und Hinweise zur Unterstützung Ihrer Entscheidungen. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

§ 9 Datenübertragung an Dritte

Eine Übertragung Ihrer persönlichen Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, außer:

• Sie haben Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt
• die Übertragung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist
• die Übertragung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist
• die Übertragung zur Durchführung vertraglicher Beziehungen mit Ihnen erforderlich ist
• die Übertragung an von uns eingesetzte Dienstleister erfolgt, die für uns als Auftragsverarbeiter tätig sind (Hosting nach § 3.4, Schnittstellen nach § 7, KI-Funktionen nach § 8)

§ 10 Datensicherheit

Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. In der Regel handelt es sich dabei um eine 256 Bit Verschlüsselung.

10.1 Technische Maßnahmen

• SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Zugriffsbeschränkungen und Authentifizierung
• Regelmäßige Backups
• Firewall-Schutz
• Pseudonymisierung personenbezogener Daten vor der Nutzung von KI-Funktionen (§ 8)

§ 11 Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

11.1 Auskunftsrecht

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden.

11.2 Recht auf Berichtigung

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, wenn die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind.

11.3 Recht auf Löschung

Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen.

11.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:

11.5 Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

11.6 Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen.

§ 12 Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht zu, sich bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

§ 13 Änderung der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unserer Dienstleistungen sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

beeUnity UG (haftungsbeschränkt)

Geschäftsführer: Nikolai Sinthern

E-Mail: E-Mail-Adresse anzeigen

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