Onboarding mit Nora

Praxisbeispiel: Du hast gerade das Konto angelegt und willst nicht zehn Einstellungsseiten der Reihe nach anklicken.

1. Öffne den Basis-Assistenten und speichere die Rechnungsadresse. Nora startest du auch unter Einrichtungsassistenten, oben als kompakte Karte mit Bild, über den Modul-Assistenten.
2. Wähle die große Karte Onboarding mit Nora. Das Badge Empfohlen für Einsteiger sitzt auf dieser Karte. Selbst einrichten (Badge Für Fortgeschrittene) führt dich Schritt für Schritt durch Billbee-Verbindung, Datenabgleich und Benutzer:innen.
3. Wähle im Chat die Funktionen, die du nutzen möchtest. Sie sind nach Picken, Packen und Versand, Lager und Bestand, Automatisch erledigen sowie Team und Überblick sortiert, zum Beispiel Mit Smartphone oder Tablet picken, Picklisten ausdrucken oder Rechnung erzeugen, sobald bezahlt ist. Die gewählten Funktionen erscheinen unten als Chips; im Feld darunter kannst du etwas ergänzen und mit Weiter alles zusammen abschicken. Nora sucht die passenden Module dazu aus. Bei einem kostenpflichtigen Modul, auch mit Testzeit, zeigt Nora eine Übersicht: Testzeit, monatliche Zahlweise (keine Bindung, jederzeit kündbar) und jährliche Zahlweise mit Ersparnis. Deaktivieren kannst du das Modul jederzeit auf seiner Detailseite. Erst Kostenfreie Testphase beginnen (mit Testzeit) bzw. Kostenpflichtig aktivieren (ohne Testzeit) schaltet das Modul ein; nach der Testzeit startet die Zahlung automatisch, wenn du das Modul nicht vorher deaktivierst. Weiterreden gilt nicht als Ja.
4. Verbinde Billbee im Fenster im Chat. Benutzername ist die E-Mail-Adresse deines Billbee-Hauptkontos; das API-Passwort ist nicht dein Login-Passwort, du aktivierst und vergibst es in Billbee unter Einstellungen › API. Unter beiden Feldern führt ein Link direkt an die richtige Stelle in Billbee. Benutzername und API-Passwort gehen nur an die Verbindung, nicht an die Auswertung im Chat. Ist Billbee für deine Firma schon verbunden, überspringt Nora diesen Schritt und beginnt direkt mit der Auswertung.
5. Zum Start der Auswertung siehst du 5 Sekunden lang den Hinweis Billbee wird jetzt ausgewertet. Danach läuft, während Nora den Bestellverlauf liest, das Video Was ist beeUnity? im Vollbild. Darunter siehst du, wie viel Prozent ausgewertet sind, und wechselnde kurze Erkenntnisse aus deinen Bestellungen, zum Beispiel an welchem Wochentag die meisten Bestellungen kommen oder wie viele nur einen Artikel haben. Dauert die Auswertung länger, startet danach automatisch das nächste Video, zum Beispiel Versandstrategie anlegen; unter dem Video kannst du jedes weitere direkt auswählen. Mit dem Verkleinern-Symbol rutscht es in die Ecke und spielt weiter, mit dem Kreuz schließt du es. Ist die Auswertung fertig, führt Zu den Ergebnissen zurück in den Chat. Bevor Nora ihre Versandstrategien zeigt, erklärt sie kurz, was eine Versandstrategie ist: Sie bestimmt, welche Bestellungen zuerst auf die Pickliste kommen.
6. Nora sucht Muster in deinen Bestellungen, zum Beispiel ob montags mehr bestellt wird und welcher Shop oder welches Tag dann stärker ist. Daraus legt sie mehrere Versandstrategien an, immer auch eine für Express, und bei Bedarf einen Zeitplan, der zu bestimmten Tagen und Uhrzeiten automatisch wechselt. Eigene Strategien und einen eigenen Zeitplan lässt sie stehen. Im Chat zeigt sie, was ihr aufgefallen ist und was sie angelegt hat. Schreibst du danach etwa „Montags Amazon zuerst“, plant sie die Strategien neu. Auch später kannst du Nora unter Einstellungen › Versandstrategie über Neue Versandstrategie im Reiter Mit Nora planen neue Versandstrategien vorschlagen lassen (so geht es). Aus dem Verlauf sieht Nora auch, ob du erst nach Zahlung versendest oder auch auf Rechnung, und stellt danach ein, welche Bestellstatus in Picklisten kommen. Ist das Versandmodul aktiv, fragt Nora danach, wann deine Versanddienstleister abholen. Sie zeigt jeden Dienstleister mit seinem Anteil an deinen Sendungen; vorbelegt ist die Uhrzeit, bis zu der du bisher meist versendet hast. Kommt ein Dienstleister nicht zu dir, schaltest du ihn mit dem Schalter vor seinem Namen aus; er steht dann auf Keine Abholung. Holt er mehrmals am Tag ab, trägst du mit Weitere Abholung eine zweite Uhrzeit ein. Mit Abholzeiten speichern plant Nora die Versandstrategien neu und nimmt den Baustein Abholung naht auf: Vor jeder Abholung rücken die Bestellungen dieses Dienstleisters nach vorn, und der Packmonitor zeigt einen Countdown. Du kannst die Zeiten auch eintippen, zum Beispiel „DPD 14 Uhr, DHL 16 Uhr“, oder Keine festen Abholzeiten wählen. Später änderst du die Zeiten unter Einstellungen › Abholzeiten. Für die Auswertung liest Nora deinen Bestellverlauf über den ganzen Zeitraum, nicht nur die ältesten Bestellungen. Staut sich montags der Versand vom Wochenende, legt sie die Strategie Wochenstart an: Montags ab Versandbeginn kommen die ältesten Bestellungen zuerst. Nutzt du in Billbee Tags für Klärungsfälle, zum Beispiel „Retoure angemeldet“, fragt Nora, ob solche Bestellungen angehalten werden sollen. Gewählte Tags werden Filter-Tags in den Picklisten-Einstellungen, solche Bestellungen kommen dann nicht auf Picklisten. Stehen Tags für Arbeitsschritte wie „Versand-1“ oder „GRAVUR“ an vielen Bestellungen, schlägt Nora für jedes Tag eine eigene Packstation vor, die nur Bestellungen mit diesem Tag bekommt. Fehlen an vielen Artikeln EAN oder Gewicht, weist sie darauf hin, weil Scannen und Versandlabels dann schwerer gehen.
7. Nora legt außerdem die Packstationen an. Steht in Billbee am Artikel ein Lagerplatz als Freitext, wird jeder unterschiedliche Text zu einem Lagerplatz. Fehlt der Text, ziehst du eine CSV in den Chat, mit den Spalten Name, Code, Ebene und übergeordneter Code. Andere Dateiformate werden nicht umgewandelt. Am Ende erklärt Nora in einfachen Worten, was bereit ist. Mit Jetzt loslegen kommst du auf die Startseite. Davor schlägt Nora beeUnity Print vor, fragt nach dem Rechner am Drucker und gibt den passenden Installer. Unten bleibt ein Textfeld. Damit stellst du Fragen oder ergänzt Angaben, und Nora öffnet den passenden Schritt, statt einer festen Reihenfolge zu folgen. Beim ersten Schritt bleibt sie stehen, bis du ohne Text auf Weiter tippst. Nora wertet deinen Text aus, markiert passende Karten, kann eine Karte ergänzen oder ausblenden und zeigt Infos wie Modulpreise als Übersicht im Chat. Deine Antworten und hochgeladene Dateien bleiben im Verlauf stehen. Nora sagt außerdem, welche Reihenfolge aus den Billbee-Daten entstanden ist, wie viele Bestellungen jetzt gepickt werden können. Sind welche frei, fragt sie, ob sie eine Pickliste anlegen soll. Sind keine frei, geht es mit dem Drucker weiter.

Der Chat ist in Abschnitte gegliedert. Erledigte Schritte erscheinen ausgegraut mit Erledigt und deiner Antwort als Chips; du kannst jederzeit hochscrollen und nachlesen. Die aktuelle Frage steht fett im grün umrandeten Abschnitt direkt über den Antwort-Buttons. Mit Neu beginnen oben in der Karte startest du den Dialog von vorn; bereits eingeschaltete Module bleiben dabei erhalten.

Ändern kannst du alles danach in den normalen Einstellungen, zum Beispiel unter Versandstrategie, Abholzeiten, Packstationen und Lagerplätze.